Event niskobudżetowy

Modne, zwłaszcza w dobie kryzysu finansowego, staje się także przygotowywanie imprez firmowych bez zbędnych kosztów tzw. event niskobudżetowy. W tej kategorii mieszczą się te imprezy, których koszt organizacji nie przekracza 50 tys. euro, a są równie interesujące, jak te ekskluzywne, które pochłaniają ogromne fundusze. Organizacja eventu „po kosztach” jest możliwa jeśli dokładnie zaplanuje się wydatki i pozwoli się sobie na czas związany z planowaniem. Warto zastanowić się, gdzie można dokonać cięć, które nie wpłyną na jakość organizowanej imprezy. Można wybrać lokal, który nie jest ekskluzywny, a nosi znamiona elegancji, bądź zorganizować event na powietrzu. To samo tyczy się wyboru firmy cateringowej. Warto wypróbować nową, bądź małą firmę, która dopiero stawia pierwsze kroki w branży i stara się zaistnieć. Młode firmy to nie tylko niższe koszta, ale przede wszystkim duża kreatywność. Dodatkowo, by zaoszczędzić finanse warto zorganizować imprezę w bliskim sąsiedztwie przedsiębiorstwa. Zwłaszcza wtedy, kiedy grupą docelową są pracownicy. W ten sposób zminimalizuje się koszta dojazdu. Poza tym ciekawym rozwiązaniem wydaje się być zrezygnowanie z uświetnienia imprezy gwiazdą światowego formatu, a postawienie na rodzimych artystów. W ten sposób event może nie tylko nosić znamiona ekologicznego, ale przede wszystkim zminimalizuje znacznie koszta jego organizacji. Ważnym elementem każdego eventu jest wręczenie zebranym upominków. Choć na pierwszy rzut oka drobiazgi wydają się mało kosztowne, jeśli przyjrzeć się temu bliżej, można z łatwością zauważyć, jak wielkie koszta one pochłaniają. Trzeba także wziąć pod uwagę to, że zaplanowane wydatki mogą nieznacznie odbiegać od wstępnego kosztorysu. W związku z tym powinno się być przygotowanym na margines błędu. Przykłady można mnożyć w nieskończoność.

Warto jeszcze dodać, że wzięcie odpowiedzialności za niskobudżetowy event wcale nie musi oznaczać totalnego niepowodzenia. Wszystko jest możliwe, jeśli ma się kreatywną załogę chętną do pracy i świeże pomysły, których nie boi się realizować.

W 2008 roku organizatorzy konkursu European Best Event Awards wprowadzili nową kategorię: eventu niskobudżetowego. Konkurs ten udowodnił, że można niedrogo zorganizować ciekawą imprezę, która nie musi być gorsza od tych, które pochłaniają ogromne fundusze.